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大家正乐着,刘好仃却皱了眉。他发现,虽然内部流程顺了,但跨部门协作的卡点开始冒头。
比如,财务部坚持每笔跨境付款前必须收到纸质版合同原件,哪怕合同电子版已经在系统里躺了三天。
“他们怕担责,”小王打听了一圈回来汇报,“说没有红章,审计查起来说不清。”
刘好仃没急着反驳,而是邀请财务、法务、物流三部门开了个会。他没带PPT,只带了两份文件:一份是过去半年因合同盖章延迟导致的发货延误清单,另一份是同行企业电子签章合规案例汇编。
“咱们不是要跳过流程,”他指着第一份文件,“是别让一个章,卡住整条链。”
财务老李翻着案例,眉头松了:“电子签章真能过审计?”
“不仅能,”刘好仃递上一份第三方认证报告,“上个月德国客户验厂,专门夸咱们电子文档管理比他们规范。”
会议室安静了几秒。
“那……能不能先试点?”老李问。
“当然,”刘好仃点头,“咱们选三个低风险客户,走电子流程,留痕留档,全程可追溯。万一出问题,责任分明。”
法务小陈也表态:“我们可以出一份内部指引,明确电子签章的使用范围和审批权限。”
一场可能僵持的拉锯,变成了协作优化。会快结束时,老李突然说:“其实咱们部门也有些重复动作,比如每笔付款都要手动核对汇率,系统明明能自动抓取。”
“那一起改?”刘好仃笑着问。
“改!”老李一拍桌子,“反正都掀桌子了,多掀一块也不心疼。”
会后,刘好仃在本子上记下一行:建立跨部门流程优化沟通机制。不是正式制度,先从每月一次“吐槽共建会”开始。
试点推进第三天,新问题来了。
电子申报系统在生成巴西进口文件时,自动填充的“产品材质”字段出了错——把“钠钙玻璃”写成了“硼硅玻璃”,差之毫厘,可能被海关认定为申报不实。
小林第一时间发现,立刻暂停了当天所有巴西线路的申报。
“供应商那边怎么说?”刘好仃问。
“技术团队正在查,说是数据映射规则没对齐。”小林皱眉,“他们说要两天才能修。”